System do głosowania elektronicznego pozwala otrzymać wynik bezpośrednio po zakończeniu głosowania. Największą wartością nie jest jednak sama szybkość zliczania, lecz możliwość uporządkowanego przedstawienia frekwencji, liczby głosów oraz rezultatu każdej uchwały.
Jakie informacje powinien zawierać raport?
Zakres raportu zależy od rodzaju wydarzenia i zasad głosowania. Najczęściej warto uwzględnić:
- tytuł i numer uchwały,
- czas rozpoczęcia i zakończenia głosowania,
- liczbę osób uprawnionych,
- liczbę uczestników obecnych podczas głosowania,
- łączną liczbę reprezentowanych głosów,
- liczbę głosów „za”, „przeciw” i „wstrzymujących się”,
- informację o osiągnięciu wymaganej większości,
- potwierdzenie przyjęcia lub odrzucenia uchwały.
W przypadku spółek dokumentacja powinna odpowiadać wymaganiom dotyczącym protokołowania oraz zasadom wynikającym z KSH, statutu, umowy spółki i regulaminu zgromadzenia. Przepisy dotyczące zgromadzeń przewidują między innymi dokumentowanie liczby głosów oddanych nad uchwałami i uczestnictwa osób korzystających ze środków komunikacji elektronicznej.
Natychmiastowa prezentacja wyników
Elektroniczna obsługa głosowań eliminuje potrzebę ręcznego liczenia kart i ogranicza ryzyko omyłek rachunkowych. Wynik może zostać zaprezentowany uczestnikom bezpośrednio po zamknięciu głosowania.
Edan Vouting wykorzystuje elektroniczną tablicę wyników, a po każdym głosowaniu przygotowuje wydruk dla komisji skrutacyjnej i przewodniczącego zgromadzenia.
Głosowania jawne i tajne wymagają innych raportów
W głosowaniu jawnym może istnieć potrzeba dokładnego odtworzenia sposobu głosowania poszczególnych uczestników. Raport powinien być wtedy wystarczająco szczegółowy, aby umożliwić weryfikację przebiegu decyzji.
Przy głosowaniu tajnym raport powinien przedstawiać wynik zbiorczy bez ujawniania powiązania pomiędzy uczestnikiem a oddanym głosem. Według informacji Edan Vouting dane umożliwiające odtworzenie tajnych decyzji są usuwane bezpośrednio po głosowaniu.
Jak raportowanie wspiera przejrzystość?
Czytelny raport pozwala uczestnikom od razu zobaczyć, czy uchwała została przyjęta i jaka była frekwencja. Ułatwia także pracę komisji skrutacyjnej, przewodniczącego, protokolanta oraz osób odpowiedzialnych za późniejsze wykonanie decyzji.
Przejrzystość nie oznacza jednak ujawniania wszystkich danych wszystkim odbiorcom. Dostęp do raportów powinien zostać dostosowany do rodzaju głosowania, funkcji danej osoby oraz zasad ochrony danych.
Elektroniczne wyniki podczas badań fokusowych
Podobne narzędzia mogą być wykorzystywane podczas badań fokusowych, warsztatów i konsultacji. Piloty do głosowania umożliwiają szybkie zebranie odpowiedzi uczestników i pokazanie ich w formie zbiorczej.
Profesjonalne badania fokusowe mają przede wszystkim charakter jakościowy, dlatego elektroniczne wyniki nie zastępują moderowanej dyskusji. Mogą jednak uzupełnić ją o szybką ocenę wariantów, preferencji lub reakcji na prezentowane koncepcje. Edan Vouting oferuje systemy do badań fokusowych wykorzystujące te same urządzenia do rejestracji i prezentowania odpowiedzi.
Dobrze zaprojektowane raportowanie przekształca pojedyncze głosowania w uporządkowaną dokumentację procesu decyzyjnego. Organizator zyskuje jasne wyniki, uczestnicy otrzymują szybki komunikat, a osoby prowadzące wydarzenie mogą sprawnie przejść do kolejnych punktów porządku obrad.
